新型コロナウイルスの流行以降、多くの企業がテレワークを導入しました。この過程で、自宅など小規模オフィスでの仕事をするSOHO（Small Office Home Office）向けに開発されたクラウドツールの柔軟な仕組みが広く注目されました。その一方で、完全なリモートではなく、オフィスワークとの並行運用を視野に入れている企業も少なくありません。
こうした中で、テレワークでは、「オフィスの『島電話』に代表されるようなチーム応答の文化を維持できない」「外出中の社員のスマホが鳴り続ける」といった課題に悩まされているという声も出始めています。
本記事では、テレワークはもちろん、オフィスワークとの両立を念頭にして、離れていてもオフィスにいるときと同じ固定電話感覚のチーム連携を実現する、新しいクラウドPBXの活用戦略を解説します。
1. クラウドPBX導入時に確認すべき基本的なメリットと機能的な要件
SOHOやテレワーク環境で、業務用途の発着信に固定電話番号（0ABJ番号など）を利用したい場合、電話の利用場所がオフィスと異なるため、特別な手段が必要です。具体的には、クラウドPBXプロバイダが提供するスマートフォンの通話アプリや、携帯電話会社の提供する携帯内線電話サービス、あるいはテレワークCallのようなWebアプリケーションを利用したサービスを組み合わせる必要があります。
これにより、物理的な固定電話機やPBX本体が不要になり、通話料金を最小限に抑えながら、場所を問わず固定電話番号を継続して利用することが可能になります。
「クラウド PBX SOHO」の導入を検討する際、「安価」「手軽」「スマホ対応」という利点に目が行きがちです。これらはクラウドPBXの基本的な強みですが、日本のビジネス文化や、チームでの円滑な連携を目指す貴社特有のニーズを満たすには、さらなる機能的な価値が求められます。
1.1. 基本機能としての「コスト削減」「短期間導入」は実現できるか
「安価さ」は、物理的なPBXや専用回線が不要というクラウドPBX共通の利点に由来します。
- コスト削減
機器設置費用やオフィス移転時の工事費用が不要なため、初期費用は削減できます。 - 短期間導入
クラウドサービスであるため、数日〜数週間で利用を開始できます。
これらの利点はどのクラウドPBXを導入しても概ね実現可能で、これらの利点だけでも十分な成果になりますが、それ以上の効果を求めている企業も多くあります。この基本機能を土台とし、さらに企業やオフィス文化の維持や事業継続性といった付加価値を備えているかが重要です。
1.2. オフィス文化の継続に必須となるクラウドPBXの機能的要件
従来のクラウドPBXは、単なる通話の接続と切断に焦点を当てているため、協調的な応答に必要な機能が不足しているケースがあります。貴社がオフィスのチーム文化を維持し、業務をスムーズに継続するために必須となる機能的要件は、以下の通りです。
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リアルタイムの応答状況の可視化
誰からの着信か、誰が通話中かをPC画面上で視覚的に把握でき、また、応答が確実にできる社員にだけ着信すること。これが「島電話」文化の核となる情報共有を可能にします。 - 柔軟な応答ルールの設定
一斉鳴動や順次呼び出しといった画一的なルールではなく、ログイン状況やステータスに基づいて着信先を動的に制御できること。 - 内線・保留操作の直感性
物理的な固定電話機と同じように、クリック一つで保留や内線転送ができる、直感的な操作性を持つこと。
単に安価なシステムを導入することは、これらの文化を維持するための投資を怠ることにつながり、将来的なシステム変更コストや、企業全体の信用にかかわるリスクを増大させることにつながります。
2. 少人数チームの落とし穴：「島電話」が消えたクラウドPBXの「電話対応の負担」
日本のオフィスでは、「チームの島」に代表電話機を置き「空いている人が素早く応答する」という協調的な応答文化をテレワーク導入時に維持するには、従来のコール方式に一工夫が必要です。
2.1. 【同時鳴動方式の課題】外出中のスマホが鳴り続け、社員の負担が増大する
もっとも簡単な解決方法として採用されがちな一斉同時鳴動は、社員が現在「応答可能か否か」にかかわらず、全員のスマートフォンに着信させます。
- 課題
外出中や会議中など応答できない状態の社員にも代表電話の着信が届きます。特にBYOD（私用端末利用）の場合、仕事の電話なのかプライベートな電話なのかの区別がつかず、社員の集中を妨げます。 - 結果
外出中の社員（特に代表電話を受けたくない状態の社員）に不要なストレスを与え、社員からの不満に直結します。
2.2. 【順次呼び出し方式の課題】お客様を待たせてしまう非効率な呼び出し
同時鳴動の課題を避けるために、社員A→社員B→社員Cと順番に呼び出す順次呼び出し方式（シーケンシャルコール）を採用するケースもあります。
- 課題
お客様を最初の社員が応答するまで待たせてしまう時間が長くなります。特に繁忙期には、迅速な応答という企業の信用に関わる重要な要素を犠牲にすることになります。 - 結果
「固定電話のように素早く応答する」というオフィスの業務効率は維持できず、顧客体験（CX）の低下につながります。
2.3. 【BYOD適用の課題】プライベートな時間の呼び出し
BYOD（私用端末利用）を採用する企業が増えています。企業にとっては社員に渡す社用端末を無くすことができる利点と、社員にとってはプライベート用との２台持ちの不便さが無くなる利点があります。
- 課題
業務用途の通話にスマホ通話アプリを採用することで、仕事とプライベートの電話との区別がつくようになりますが、休暇中の社員を代表電話の着信先から外し忘れることで、仕事の電話がプライベートな時間に入電することがあります。 - 結果
BYOD環境では休暇中のプライベートな時間の着信を不快に感じさせることになり、社員のエンゲージメント低下につながります。
3. 未来の働き方を見据えた戦略：テレワークCallが継承する『チーム応答文化』
貴社にとって、クラウドPBXの導入は未来の働き方を見据えた、継続的な基盤構築のチャンスです。オフィスワークの重要性を認識されているからこそ、テレワーク中でもオフィスの文化を途切れさせない戦略的な選択が必要です。
3.1. 『完全テレワーク化』を選ばない企業が期待するチームプレイの価値
「オフィス」という働き方を維持している企業は、オフィスでの協調性、教育効果、そしてチームの連帯感といった、数値化しにくい重要な価値を守っています。
- 問題
オフィスにおける「島電話」の応答文化の良さは、テレワークのような単独で仕事をする環境では、今まで実現が困難でした。この文化を継続できない状態が続くと、日々の業務遂行スタイルそのものを変えることになりかねません。 - 解決
テレワークCallのようなサービスは、オフィスワークにおけるチームプレイの継続をサポートし、働き方の柔軟性を高めます。
※テレワークCallはU-cube voiceのオプションサービスです。テレワークCallの仕組みや機能については、こちらをご覧ください。
3.2. 「柔軟性」を真に活かす：初期導入コスト以上のシステム継続利用の合理性
クラウドPBXの最大の強みは、オフィスの有無や規模の変化にかかわらず使える「柔軟性」です。しかし、ビジネスの変化やパンデミック・災害等による不測の事態への対応が不十分なシステムやサービスを導入すると、結局、テレワークが必要になったときの再検討と再構築をする必要が生じる可能性があります。
- テレワークCallの役割
テレワークCallは、チームの文化を守る一貫した機能を持つため、オフィス出社率が変動してもシステム変更や大規模な教育が不要です。在宅勤務中もオフィスの島にいるときと同じように、役割分担と協調性を持って応答できる環境を提供することで、オフィスと在宅を問わず、一貫した業務スタイルを確立します。これにより、長期的なIT投資の安定性と合理性を実現します。
4. 「クラウド PBX SOHO」で実現する、新しい『空いている人が取る』Webアプリ応答
当社のテレワークCallは、「クラウド PBX SOHO」の持つ手軽なインフラを活用しつつ、従来の課題を解決し、日本のチーム応答文化をWebアプリ上で再現します。
4.1. 『今、応答可能な社員』だけがWebアプリ画面で着信を確認できる仕組み
従来の課題を解決するため、当社のシステムは「応答できる状態にある社員」だけに着信を表示し、不要な鳴動を防ぎます。
- コア機能
PCでWebアプリにログインしている、または応答可能なステータスに設定している社員だけに、代表電話の着信が通知されます。 - 効果
外出中や休暇中の社員のスマートフォンが不必要に鳴動することはなくなり、社員の私的な時間を守りながら、迅速な顧客対応を実現します。
4.2. PC画面上で代表電話の着信を『誰が取ったか』を把握できる固定電話感覚の再現
※イメージ画面
最も重要なのは、固定電話機が持っていた「見える化」された応答機能の再現です。
- 固定電話の代替
Webアプリの画面が、オフィスで使っていた固定電話機のランプの点滅や保留ボタンを代替する役割を果たし、代表電話への着信をお知らせします。 - 協調的な応答
お客様名をあらかじめ登録しておくことで、誰からの電話かわかります。誰が通話中であるか、直近に応対しているかなどの対応状況を、PC画面上で視覚的に判断できます。これにより、離れていても空いている社員が状況を把握してカバーできるという島の文化を再現します。 - 結果
在宅勤務でありながら「島」にいるときと同じように、チーム内の役割分担と助け合い（チーム連携）が自然に発生し、迅速かつ丁寧な顧客対応が可能になります。
5. 企業の『電話応答文化』を維持し、在宅勤務の業務継続性を確実にするクラウドPBXへの適応
テレワークCallは、単なる電話機能を提供するのではなく、貴社が求める長期的な業務遂行能力と事業継続性への投資です。
5.1.固定電話機に慣れた社員がスムーズに移行できるWebアプリの直感的操作性
日本の多くの企業では、社員は長年、組織で業務に取り組み、その中心に物理的な固定電話機を置くスタイルに慣れ親しんできました。新しいシステムに移行する際の「スタイルの変更」は、業務負荷を増加させる要因になりかねません。
- 操作の再現性
テレワークCallは、固定電話機と同じように直感的な操作（クリック一つでの応答・保留・転送）を実現しており、社員がスムーズに移行できます。この操作の再現性こそが、社員の業務負荷軽減に役立ちます。
5.2. BCP／緊急時対応：機能維持のための準備ではなく、社員が『使い慣れている』ことへの投資
BCP（事業継続計画）において、システムが「動く」ことと同じくらい重要なのが、社員が「使える」ことです。
- 災害時の問題
緊急時に慣れないシステムや複雑な操作手順を導入しても、現場の混乱により機能しません。 - テレワークCallの価値
平常時から固定電話機の感覚で使い慣れているWebアプリであれば、パンデミックや災害による緊急時も、操作方法を変えることなく電話対応を継続できます。これは、単なる機能維持のための準備ではなく、社員のスキルと経験を活かし続けるための投資です。
6. まとめ（結論）
「クラウド PBX SOHO」は、単なる業務場所を変えるための通信手段ではありません。貴社が大切にされている日本の独自の『電話応答文化』と『チーム連携』をWebアプリ上で再現できるサービスを、平時の今導入することは、一時的なテレワークからオフィス回帰、あるいは不測の事態（BCP）までを見据えた導入といえるでしょう。
テレワークCallは、「安価さ」ではなく「文化の継続性」と「業務遂行能力の維持」という、貴社の経営戦略に不可欠な価値を提供します。
貴社のチーム連携に必要な機能を具体的にご確認しませんか？ ぜひ一度、当社のWebアプリが再現する「代表電話への応答」をご体験ください。
なお、テレワークCallはU-cube voiceのオプションサービスです。テレワークCallの仕組みや機能については、以下のサイトをご覧ください。
【関連サイト】個人のスマホが会社の電話に早変わり！ テレワークCall.app
